KPiR - Księga przychodów i rozchodów

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to jedna z najczęściej wybieranych form prowadzenia ewidencji księgowej przez małych przedsiębiorców. Jej cel to rozliczenie podatku od dochodu uzyskanego z działalności gospodarczej, a dedykuje się ją podmiotom, które nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz nie zdecydowały się na ryczałtowe opodatkowanie podatkiem dochodowym.

Księga Przychodów i Rozchodów – ważne informacje

Obowiązkiem prowadzenia KPiR są objęte osoby fizyczne z jednoosobową działalnością gospodarczą, a także spółki cywilne, jawne i partnerskie, których właścicielami są osoby fizyczne. Ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie mogą przy tym przekraczać równowartości 2 mln euro w walucie polskiej przeliczonej po kursie NBP z pierwszego roboczego dnia października tego roku. Przychody wyższe zobowiązują przedsiębiorcę do pełnej księgowości.

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów odbywa się w miejscu wykonywania działalności gospodarczej (bądź we wskazanej przez podatnika lokalizacji, np. w jego siedzibie). Tam również mają być przechowywane wszystkie dowody księgowe wraz z KPiR. W ujęciu podatkowym powyższymi dowodami są m.in. rachunki, faktury zakupu i sprzedaży oraz faktury korygujące i noty korygujące. Do dowodów księgowych zaliczają się ponadto opłaty pocztowe, sądowe, skarbowe oraz celne. Na żadnym z ww. dowodów nie wolno dokonywać zapisów ani poprawek. W sytuacji zaistnienia błędu podatnik ma obowiązek wystąpić o korektę (szczególnie istotne przy fakturach). W razie konieczności naniesienia opisu dokumentu dokonuje się go na odwrocie.

Wymogi prawidłowego prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów

Księga Przychodów i Rozchodów powinna być prowadzona w formie tabelarycznej z podziałem na kolumny dotyczące przychodów i kosztów. Operacje księguje się na podstawie odpowiednich dokumentów, ujmując je w określonych pozycjach tabeli.

Aby KPiR mogła zostać uznana za rzetelną, płatnik musi drukować wszystkie dane, zachowując wzór księgi oraz porządek chronologiczny. Ponadto przedsiębiorca ma obligatoryjnie przechowywać dane w formie elektronicznej tak, aby nie groziło im zatarcie, zniekształcenie lub zniszczenie. Do koniecznych działań należy także zapewnienie bezzwłocznego dostępu do treści zapisów.

Przedsiębiorca musi prowadzić KPiR w wersji elektronicznej i cyklicznie (co miesiąc) sporządzać wydruki ewidencji operacji gospodarczych. Oprócz tego podsumowuje każdą kolumnę oraz wylicza na tej podstawie wysokość zobowiązania podatkowego. Na podsumowanie za dany miesiąc ma czas do 20. dnia kolejnego miesiąca.

Prowadzenie KPiR przez biuro księgowe

Płatnik rejestruje w KPiR każdy przychód ze sprzedaży oraz koszty poniesione w związku z działalnością. Dzięki temu może sprawnie określić swoje zobowiązania podatkowe z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i rozliczyć się z nich w wymaganym czasie.

Ewidencjonowanie przychodów i rozchodów daje przedsiębiorcy wgląd w to, czy jego firma działa efektywnie. Jednak aby uzyskany przez niego obraz był prawdziwy, podstawą jest katalogowanie operacji pozbawione błędów. Tu z pomocą przychodzą biura księgowe, oferujące prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów w ramach obsługi księgowo-podatkowej.